Les conséquences de l’infobésité en entreprise
Entre réunions, emails intempestifs, entretiens, conversation de groupes…L’infobésité joue un rôle majeur dans notre relationnel professionnel. Nous ne sommes plus en contact avec un collègue dans un bureau. Aujourd’hui, avec le développement des outils collaboratifs et des conversations en ligne, nous pouvons être constamment sollicités, par plusieurs personnes de l’entreprise, à chaque instant de notre journée, poussant à une hyper réactivité (le fait de vouloir répondre tout de suite à chaque sollicitation). Ce dernier aspect va également jouer un rôle sur notre charge de travail. En sollicitation constante, nous jouons « multi-tâches » : voulant répondre aux emails en même temps que l’on suit un webinaire, tout en préparant la prochaine réunion … La réalité est que nous perdons en concentration, en attention, et en productivité. Les listes de tâches s’allongent et nous avons le sentiment de ne pas avancer, rallongeant nos journées de travail. Et lorsque la charge de travail est trop importante, que notre relationnel se dégrade, c’est notre santé mentale qui en est affectée. Cette hyperconnexion a un impact direct sur notre lien vie personnelle / vie professionnelle, ne donnant plus vraiment de temps de pause et le sentiment d’un travail constant.
L’infobésité joue un rôle crucial dans une entreprise et dégrade de nombreux aspects de notre vie professionnelle ainsi que personnelle. Les habitudes d’utilisation du numérique ont engendré de nouvelles problématiques. Aujourd’hui les entreprises doivent s’engager sur cet axe, pour accompagner et apporter des solutions à leurs collaborateurs.
Le rôle de l’entreprise pour lutter contre l’infobésité
Le droit à la déconnexion
31% des salarié·es sont hyper-connecté·es, c’est à dire qu’ils sont en lien avec leur travail en dehors des heures légales (envoi d’email, réponse à des messages professionnels). Pourtant, depuis 2017 le droit à la déconnexion est inscrit dans le code du travail, obligeant les entreprises à lutter contre cette problématique.
Les règles de bases pour améliorer la déconnexion :
- Couper ses notifications et utiliser le mode « ne pas déranger » sur PC et mobile et se bloquer des créneaux de travail « protégés » où l’on ne veut pas être dérangé.
- Interdire les téléphones en réunion, pour permettre une meilleure concentration
- Sacraliser la pause déjeuner (un moment en dehors de son bureau de travail)
- Déconnecter les applications professionnelles en dehors des heures de bureaux et lors des vacances pour éviter toutes tentations. (bloquer les notifications, mettre des messages automatiques…).
Accompagnement et sensibilisation
Le dialogue est l’une des priorités pour accompagner et comprendre les besoins de chacun. Cela peut se traduire par :
- Définir les rythmes d’équipes, le mode de communication principal, clarifier la notion d’urgence et vérifier que les informations sont comprises et acceptées de tous.
- Demander l’exemplarité aux dirigeants et valoriser les bonnes actions de chaque membre de l’équipe
- Accompagner les personnes dans le besoin et mettre en place des plans de prévention contre l’infobésité.
Organisation dans le travail
L’infobésité s’installe dans les habitudes du quotidien et l’organisation des journées et du travail. Il est important de prendre des mesures d’équipes :
- Créer des équipes avec un nombre de personnes défini et mettre en place des rituels (temps d’échanges, réunions … même en télétravail), pour que chacun comprenne l’organisation des semaines
- Eviter les outils collaboratifs pour chaque tâche, mais seulement pour des projets complexes et prévoir des temps d’échange précis pour traiter d’un sujet.
- En cas de réunion, définir en amont : l’ordre du jour de la réunion avec les points abordés, la durée de la réunion et son objectif. Il est également important d’accepter la notion de « refus » lorsque l’on est pas concerné par celle-ci
- Mesurer l’ utilisation réelle des emails et clarifier les objets (niveau d’importance, délai de réponse, actions attendues). Il est conseillé de ma avoir plus de 5 personnes dans une conversation email, sinon cela veut dire que le moyen de communication n’est peut-être pas le bon et de décrocher son téléphone au delà de 3 emails (en one-to-one).
Mais cette organisation est également personnelle afin de trouver son équilibre au cours d’une journée :
- Traiter ses emails à des moments précis avec une organisation type règles et filtres afin de ne pas être surchargés d’informations et de ne pas tout traiter avec le même degré d’importance.
- Utiliser les fonctionnalités d’envoi d’emails différés pour ne pas solliciter des personnes en dehors des heures de travail
- Gérer correctement ses statuts de disponibilités sur les outils de conversation (Teams, Mattermost, Slack…) afin de ne pas être interrompu.
L’infobésité est avant tout un problème d’usage et de mœurs. Il dépend de chacun, le droit et le devoir de prendre ses dispositions pour instaurer un travail sain. Mais c’est également un problème en dehors du travail et cela questionne notre usage du numérique au quotidien et notre relation à l’information et à la connexion.
Lutter contre cette infobésité c’est également avancer dans une démarche de sobriété numérique, qui remet à sa place l’outil et son utilité. C’est prendre conscience à la fois de l’impact humain mais également environnemental de cette pollution numérique dans nos vies.
Pour aller plus loin :
- L'observatoire de l'infobésité et de la collaboration numérique étudie les impacts sociaux, organisationnels et environnementaux de la surcharge informationnelle.
- Le numéro 64, du journal Socialter, qui aborde l'impact du numérique sur l'environnement mais également l'impact social, psychologique et cognitif.
